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Provide Support im öffentlichen Dienst

Verbessern Sie Ihr Image mit Provide Support Live Chat

Was auch immer Sie repräsentieren - eine Zulassungsstelle für die Fahrerlaubnis, ein Bezirksarchiv, das Bürgermeisteramt oder eine andere Behörde des öffentlichen Dienstes - Live-Chat für Ihre Website kann das Image Ihrer Organisation in der Öffentlichkeit erheblich stärken.

Live-Chat für Websites erlaubt es Ihren Mitarbeitern, professionell mit der Öffentlichkeit und innerhalb des eigenen Amtes zu interagieren. Neben verbesserter Zugänglichkeit verleiht er Ihrer Website auch eine persönliche Note. Von diesem Tool profitiert jede Behörde.

Viele Ministerien und Behörden haben Websites mit Online-Formularen, die die Beamten bei der Bearbeitung von Papierdokumenten entlasten sollen. Wenn die Website-Besucher Hilfe beim Ausfüllen dieser Formulare benötigen, müssen sie E-Mails versenden oder manchmal ihre Internetverbindung trennen, um die Leitung für ein Telefonat mit Ihrem Büro nutzen zu können. Provide Support ermöglicht es der Verwaltung, diesen Personen online zu helfen, sodass Formulare schnell ausgefüllt und ohne weitere Rückfragen bearbeitet werden können.

Provide Support Live-Chat ist einfach zu handhaben. Wenn ein Website-Besucher Hilfe benötigt oder nach Informationen sucht, klickt er den Live-Chat-Button an, woraufhin sich ein privates Chat-Fenster öffnet. Der Besucher trägt alle benötigten Informationen in die von Ihnen dafür vorgesehenen Felder ein, gibt seine Frage ein und klickt auf „Chat starten“. Der zuständige Mitarbeiter erhält die Chat-Anfrage, betrachtet die eingegebenen Informationen und entscheidet, ob er das Gespräch annimmt. Stimmt er einem Chat zu, kommuniziert er mit dem Besucher über Text-Chat in Echtzeit.

Beamten und Mitarbeiter der Verwaltung können auch Chats weiterleiten, um Mitarbeiter anderer Abteilungen einzubinden, wenn eine spezifische Frage über den eigenen Kompetenzbereich hinausgeht. Andere Mitarbeiter können zum Gespräch eingeladen werden. Alle Chats zwischen Mitarbeiter und Besucher werden in einem privaten Chat-Fenster geführt und können von anderen Website-Besuchern nicht mitverfolgt werden.

Live-Chat beschleunigt den Informationsfluss zwischen Ihrer Behörde und dem Website-Besucher; alle Informationen, die über das Telefon weiteregegeben werden können, können während einer Chat-Sitzung zügiger und eingehender besprochen werden. Zum Beispiel können Online-Mitarbeiter die Besucher bei Bedarf auf Seiten mit Wegbeschreibungen zur zuständigen Behörde verweisen. Was bei Telefongesprächen nicht möglich ist, überzeugt im Online-Chat: Besucher können ohne Weiteres Seiten mit komplexen juristischen Informationen ansehen und sich mit Tabellen und Diagrammen auseinandersetzen.

Provide Support Live-Chat verbessert Ihre Bilanzen anhand von Rationalisierung und optimierter Öffentlichkeitsarbeit. Es ermöglicht den Beamten im öffentlichen Dienst, Ratsuchende besser zu unterstützen und gleichzeitig das Image zu stärken und Kosten zu senken. Live-Chat für Websites betont das „Dienst“ im öffentlichen Dienst.

Entscheidende Vorteile des Einsatzes von Provide Support in staatlichen Organisationen

  • Verbessertes Multitasking der Kundenbetreuer
    Ein Mitarbeiter kann mehrere Kunden gleichzeitig betreuen, wodurch die Wartezeiten verkürzt werden.
  • Verbesserte hausinterne Kommunikation
    Provide Support erleichtert Gespräche zwischen Mitarbeitern und Behörden für zusätzliche Unterstützung.
  • Effizienter Informationsaustausch
    Öffnen Sie im Browser Ihrer Besucher Seiten mit benötigten Informationen oder Websites anderer Behörden.
  • Sicherer Chat
    Führen Sie Chats, in denen vertrauliche Informationen behandelt werden, über sichere Verbindungen mittels Verschlüsselungstechniken .

Komfort für Website-Besucher und Administratoren

Provide Support ermöglicht Website-Besuchern, den Status der Bearbeitung Ihres Anliegens abzufragen und alle erforderlichen Informationen ohne Wartezeiten zu erhalten. Mitarbeiter können Besuchern helfen, indem sie sie zu bestimmten Informationsseiten oder Onlineformularen weiterleiten.

Musterantworten sparen Zeit, indem sie bei der Beantwortung häufig gestellter Fragen verwendet werden können. Die Bearbeitung solcher Fragen erfolgt im Chat viel schneller als in ständigen Telefonaten, bei denen die immer gleichen Fragen beantwortet oder Anrufe weitergeleitet werden müssen.

Garantierte Vertraulichkeit

Jeder Chat findet in einem privaten Fenster statt und ist nur für den betreffenden Mitarbeiter und seinen Kunden sichtbar. Führen Sie Chats, in denen vertrauliche Informationen behandelt werden, über sichere Verbindungen mittels Industrie-Kraft-Verschlüsselung des Provide Supports. Sie können den Chat-Button auf verschlüsselten und passwortgeschützten Websites platzieren.

Qualitätskontrolle

Protokolle aller Chat-Sitzungen können automatisch an eine E-Mail-Adresse gesendet werden. Mithilfe der aus diesen Chat-Protokollen gewonnenen Informationen können Sie Qualitätskontrollen durchführen, neue Mitarbeiter einarbeiten und entscheiden, welche Informationen auf Ihrer Website fehlen. Alle Chat-Protokolle sind zum Zweck einer nachträglichen Überprüfung mit einem Datum- und Zeitstempel versehen.

Personalisieren Sie die Chat-Erfahrung für jede Abteilung

Jede Abteilung kann das Erscheinungsbild ihres Chat-Messengers mithilfe eines Hintergrunds anpassen. Zum Beispiel kann die Archivabteilung für ihr Chat-Einladungsfenster das Bild einer Bibliothek als Hintergrund setzen. Das Chat-Fenster kann angepasst werden, um das Logo und die Farben der Abteilung darzustellen. Auch die Begrüßungs- und Systemnachrichten können geändert werden. Die Mitarbeiter der Verwaltung können eigene E-Mail-Adressen im System hinterlassen, damit ein Besucher ihnen persönlich eine E-Mail senden kann, wenn sie nicht online sind.


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